Allgemeines Berufsbild: Bürokaufmann / Bürokauffrau
Ab Inkrafttreten der neuen Ausbildungsordnung am 01.08.2014 heißt der Abschluss bzw. die Berufsbezeichnung offiziell „Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement“. Erforderlich dafür ist eine dreijährige Ausbildung.
Die hauptsächlichen Aufgabenfelder sind:
- Buchführung
- Personalverwaltung
- Rechnungsbearbeitung
- Organisatorische Büroarbeiten
Unter dem letzten Punkt darf man sich das Koordinieren von Terminen, die Vorbereitung von Besprechungen oder die allgemeine Bearbeitung von Schriftverkehr (zum Beispiel E-Mail-Beantwortung) vorstellen.
Neben buchhalterischen Tätigkeiten können auch Lohn- und Gehaltsabrechnung und sogar Arbeiten im Bereich Rechnungswesen zu den Aufgaben gehören. Darüber hinaus könnten interessante Aufgaben im Bereich Personalwesen (Bewerbungsunterlagen) oder beispielsweise die Organisation von Fortbildung der Kollegen auf den Bürokaufmann bzw. die Bürokauffrau zukommen.
In Betrieben spielen immer wieder Steuer- und Versicherungsfragen eine große Rolle, wobei zusätzlich die Bestands- und Verkaufszahlen im Überblick darzustellen sind. Zudem werden Rechnungen geschrieben und die Zahlungseingänge überwacht, das heißt, bei Nichteinhaltung von Fristen sind dann auch Mahnverfahren einzuleiten.
In Betrieben mit Lagerwirtschaft müssen die eingehenden Waren kontrolliert und ggf. im Einzelnen geprüft werden. Dies betrifft auch das Erstellen übersichtlicher Statistiken zum Beispiel mit Bezug auf die Lagerhaltungskosten.
Welche Programme und Geräte sind zu bedienen?
Um die vielseitigen Aufgaben erledigen zu können, braucht der Bürokaufmann / Bürorkauffrau viel praktisches Know-how im Umgang mit:
- Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen
- E-Mail-Clients
- Telefonanlagen und Faxgeräte
Nicht jede Firma beschränkt sich auf Office-Produkte der Windows-Welt. Es kann zum Beispiel auch von großem Vorteil sein, sich etwas mit Linux, SAP oder einer gängigen Steuer-Software auszukennen.
Persönliche Voraussetzungen
Die Büroarbeit kann zu „Stoßzeiten“ auch mal stressig werden. Da ist der Berg von Akten, die alle wichtige Termine darstellen; der Kollege, der wichtige Zuarbeit leisten sollte, ist längere Zeit krank geworden; ständig klingelt das Telefon, während der Chef dringend um ein Gespräch bittet und die lange E-Mail-Liste der Kunden muss heute noch beantwortet werden.
Zwar sieht nicht jeder Tag so aus, aber etwas belastbar muss man schon sein. Zudem sollte man die Fähigkeit besitzen, Ruhe bewahren zu können und seine Aufgaben im Zuge eines professionellen Zeitmanagements innerhalb des gesteckten Zeitrahmens abarbeiten zu können.
