Jede Bewerbung kostet Geld. Papier, Bewerbungsfotos, Kopien oder Abschriften – das alles muss vom Bewerber bezahlt werden. Da bleibt die Frage nach der Kostenerstattung oder der steuerlichen Absetzbarkeit. Auf diese Frage gibt es mehrere Antwortmöglichkeiten, die teils mit Vorgaben des Gesetzgebers in Verbindung stehen. Wichtig ist es in jedem Falle, sich über die entstehenden Kosten jeder Bewerbung im Vorfeld im Klaren zu sein und alle Kaufquittungen penibel festzuhalten und aussagekräftig mit Kurzinformationen zu beschreiben.
Festes Prozedere der AfA für die Rückerstattung von Bewerbungskosten
Arbeitslos gewordene Personen müssen sich bei der Agentur für Arbeit als arbeitslos melden. Nur dann entsteht automatisch eine Anspruch auf Kostenrückerstattung für nachgewiesene Bewerbungen. Grundsätzlich erstattet werden dann fünf Euro je Bewerbung, die erstattungsfähige Höchstgrenze liegt bei 260 Euro jährlich. Nur auf Antrag und gegen entsprechende Nachweise können höhere Kosten ebenfalls erstattet werden. Dies ist jedoch eine freiwillige Leistung des Amtes.
Über die Erstattung entscheidet übrigens ausnahmslos der zuständige Berater, der zuvor die persönliche Einkommenssituation des Arbeitslosen prüfen wird. Zuvor muss der Leistungsempfänger allerdings den sog. „Antrag auf Bewerbungskostenrückerstattung“ ausfüllen und genehmigen lassen, um die Rückerstattung anschließend zu erhalten. Wird dem Antrag nicht stattgegeben, bleibt nur der Weg, Bewerbungskosten über das Finanzamt in der entsprechenden Steuererklärung geltend zu machen.
Wie das Finanzamt an der Kostenrückerstattung beteiligt wird
Vor dem Eintragen von Bewerbungskosten steht eine Berechnung an. Gibt man sich mit der gesetzlichen Pauschale von zehn bis 15 Euro pro Bewerbung plus Fahrtkosten zufrieden? Laut einem Urteil eines Finanzgerichtes sollten die Finanzämter 8,70 Euro für die Postbewerbung sowie 2,55 Euro für eine Internet-Bewerbung akzeptieren. Sollten – denn entscheidend ist in dieser Frage der Sachbearbeiter.
Liegen die Kosten jedoch höher, sind die gesammelten Belege zum Nachweis wichtig. Das Finanzamt fordert dann eine Liste sämtlicher Bewerbungen. Darin enthalten sein müssen Bewerbungszusagen, Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Zu- oder Absagen, auch wenn diese per E-Mail erfolgt sind. Dabei können eine große Zahl an Belegen zusammen mit der Steuererklärung abgegeben werden. Neben den Klassikern, beispielsweise Bewerbungsmappen, Fotos, Papier, Porto, Druckerpatronen sowie weiteres Büromaterial, sind auch Kosten absetzbar, die auf den ersten Blick gar nicht denkbar sind.
In der Steuererklärung nicht fehlen dürfen bspw. die Kosten für Übersetzungen, amtliche Beglaubigungen oder für ein Führungszeugnisse von der Polizei. Nicht vergessen sollte man aber auch Beträge für Zeitschriften, den Ratgeber für Bewerbungen oder gar für die Teilnahme an einem Bewerbertraining. Absetzen lassen sich zudem Kosten für die Erstellung einer Bewerber-Website, Mitgliedsbeiträge von Bewerberplattformen, für Anzeigen sowie ein eigens erstelltes Bewerbungsvideo. Fahrt- und Übernachtungskosten dürfen ebenso nicht vergessen werden, wie Taxigebühren, der Kauf eines Stadtplans oder die Mehraufwendungen für Verpflegung auf der Reise zum Bewerbungsgespräch.
Gut ist, wenn der potentielle Arbeitgeber die Bewerbungskosten übernimmt
Die Kostenfrage der Bewerbung sollte mit jedem Unternehmen nach Möglichkeit bereits im Vorfeld geklärt werden. Zur Erstattung wäre das Unternehmen mit der Zusendung einer Einladung zum Vorstellungsgespräch grundsätzlich nämlich verpflichtet. Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, sollte der potentielle Arbeitgeber in seiner Einladung jedoch genaue Angaben zur Kostenerstattung machen, auch den Umfang der von ihm zu erstattenden Kosten aufführen.
Aber keine Regel ohne Ausnahme! So kann das Unternehmen eine Kostenübernahme auch in Gänze ausschließen, worauf die Personalabteilung den Bewerber jedoch explizit schriftlich hinweisen muss. Oftmals wird das Unternehmen lediglich nur die Fahrtkosten übernehmen, sofern es sich um die Neubesetzung einer einfachen Position handelt und eine Vielzahl an Bewerbungen für eine solche Stelle erwartet werden. Handelt es sich jedoch um eine Stelle mit Führungs- oder Managementaufgaben, dürfte die Übernahme von Bewerbungskosten weitaus höher ausfallen.
